Project management lekarstwem na kryzys

Project management, czyli po polsku zarządzanie przedsięwzięciami jest coraz bardziej popularne na całym świecie. Nie dlatego że taka jest moda, ale dlatego że to naprawdę bardzo skuteczna forma zarządzania, często umożliwiająca firmie zwycięskie wyjście z kryzysu. Warto zwrócić uwagę na fakt, że wręcz geometryczny wzrost popularności Project management w USA przypada właśnie na okres kryzysu przełomu lat 80. i 90. ubiegłego wieku. Firmy szukały oszczędności i okazało się, że w wielu wypadkach poprzez zlecanie zadań (projektów) interdyscyplinarnym zespołom działającym w poprzek struktur funkcyjnych (organizacji tradycyjnej – liniowej) można daną prace wykonać o połowę mniejszym personelem. Sprawdzało się to szczególnie przy wdrażaniu zmian, nowych produktów, zmian technologii i reorganizacji. Kierownicy Projektów zaczęli zastępować tradycyjny średni szczebel zarządzania, osiągając czasami nawet kilka razy lepsze rezultaty niż gdy zabierały się do tego struktury hierarchiczne z rozdętym średnim szczeblem zarządzania. Tradycyjna struktura firmy, ze sztywnym podziałem na specjalistyczne działy (marketing, technologia, logistyka, itp.) ma bowiem tendencje do kostnienia.
Ludzie z różnych działów nie komunikują się ze sobą bezpośrednio, co prowadzi do paraliżu całej firmy. Project management jest rozwiązaniem tej bolączki. Pozwala na zrealizowanie w krótkim czasie projektu angażującego pracowników różnych specjalności.


rys.1 Popularność zarządzania projektami w USA mierzona liczbą członków Project Management Institute (PMI), opracowanie autora

Od A do Z
Czym jest więc ten tak efektywny project management? Najkrócej rzecz ujmując jest to sztuka prowadzenia przez jednego człowieka kolejnych etapów realizacji projektu. Przy czym osoba ta jest odpowiedzialna za to, aby dany projekt został zrealizowany w określonym terminie, za określone środki oraz aby odpowiadał w pełni oczekiwaniom klienta. Wzrost popularności project
managementu zgodny jest z ogólną tendencją w ekonomii, według której automatyzowane są wszystkie czynności powtarzalne, a ludzie robią tylko to, czego zautomatyzować się nie da, czyli realizują projekty, które z założenia są jednostkowe i jednorazowe.

Elastyczność
Popularność Project Management na zachodzie nie jest jednak tylko wynikową możliwych oszczędności. Coraz częściej zastosowanie tej metody zarządzania wymusza turbulentne otoczenie biznesowe. Najlepiej na konkurencyjnym rynku funkcjonują zwinne, elastyczne organizacje, szybko dostosowujące się do zmian. Albo są to organizacje małe albo - niezależnie od wielkości - zorientowane na projekty. Przykłady firm-molochów takich jak General Electric, IBM, Microsoft wskazują że można być dużym i jednocześnie szybkim. Jedynym jednak sposobem na osiągnięcie zwinności w mamuciej organizacji jest realizowanie prac w interdyscyplinarnych zespołach działających w poprzek tradycyjnych struktur. Takie prace nazywane są właśnie projektami, a styl zarządzania w takiej organizacji opiera się na daleko posuniętym delegowaniu uprawnień dla zespołów i zarządzaniu przez cele. Organizacja zorientowana na projekty potrafi znacznie szybciej reagować na pojawiające się możliwości zmieniającego się otoczenia biznesowego ponieważ szef projektu koncentruje się najczęściej na tym, jak szybciej zakończyć projekt.

Konkurowanie czasem
W obszarze najnowszych technologii (Hi-Tech) uznaje się, że największą korzyścią finansową uzyskaną dzięki realizowanym profesjonalnie projektom nie muszą być bezpośrednie oszczędności finansowe, ale przewaga konkurencyjna związana z szybszym wypuszczeniem produktu na rynek.
Kolejne generacje urządzeń elektronicznych wypierają poprzednie w ciągu zaledwie kilku miesięcy. Firma, która zacznie sprzedawać swoje urządzenie czy usługę jako pierwsza ma przez krótki czas zapewniony monopol i może „spijać śmietankę” z rynku – do dyspozycji są najbogatsi klienci. Tym, którzy pojawiają się na rynku później pozostaje „chude mleko”.
Dlatego coraz więcej firm widzi swoją szansę w Project Management. Dyrektor Jan Duniec z Zakładu Cewek i Wyrzutni w Thomson w Piasecznie przyznaje, że jeszcze 5 lat temu realizował kilka projektów rocznie, a dziś ma ich ponad pięćdziesiąt, i ich liczba oraz stopień złożoności stale rosną.

Reorganizacja jest projektem
Zmienne jest teraz otoczenie biznesowe i otwarte na zmiany musza być firmy. Przekształcenia wewnątrz organizacji stają się chlebem powszednim. Jednym z ciekawszych przykładów takich przekształceń jest przypadek firmy Marconi – , która z ociężałego molocha brytyjskiej zbrojeniówki stała się zwinną firmą Hi-Tech. Jak przyznał prezes zarządu tej firmy, Lord Simpson na XV Kongresie International Project Management Association (IPMA), niewątpliwy sukces przekształcenia firmy udał się dzięki umiejętności zarządzania projektami przez najwyższą kadrę firmy. Projekty dotyczące reorganizacji należą do najtrudniejszych ponieważ materią projektu są ludzie. W przypadku firmy Marconi zarządzający nabyli wysokich umiejętności w dziedzinie project management ćwicząc na projektach technicznych przed reorganizacją. Jak łatwo z tego wywnioskować profesjonalne umiejętności Zarządzania Projektami nie przychodzą same – trzeba się szkolić i ćwiczyć by dojść do mistrzostwa.

Paradoksalne ułatwienie
Kryzys znacznie ułatwia wprowadzenie zmian w organizacji ponieważ łatwiej jest wówczas przełamać naturalny opór przed zmianą wśród pracowników. Zarządzający firmami o pogarszających się wynikach gotowi są sięgać po jakiekolwiek środki dające nadzieję na poprawę i uzdrowienie. Co ciekawe na zasadzie „przetrwania najlepiej przystosowanych” w USA w czasach poprzedniego kryzysu, 12 lat temu pozostał na rynku wysoki odsetek firm które zmieniły sposób zarządzania na „project management”.
Czas kryzysu to również okres, kiedy firmy wyjątkowo nieprzychylnie patrzą na swoje niepowodzenia. W jednej z większych firm w Polsce (fabryka z kilkutysięczną załogą należąca do zachodniego koncernu) właśnie nieudany duży projekt był impulsem do zmiany całego sposobu zarządzania w kierunku profesjonalnego zarządzania projektami. Drugie podejście do owego projektu było wzorcowe. Dziś, po trzech latach, fabryka ta ma jedne z najlepszych wyników w całym koncernie na świecie.

Ważny element
Project Management na pewno nie jest jednoskładnikowym cudownym lekarstwem które może uzdrowić firmę ale coraz częściej bywa ważnym czynnikiem w systemie zarządzania do osiągnięcia „zdrowia” w konkurencyjnej gospodarce.

Autor, Michał Hałas jest dyrektorem działu Project Management w firmie Ośrodek Doradztwa i Treningu Kierowniczego (www.oditk.com.pl), założyciel Stowarzyszenia Project Management Polska, Prowadzi warsztaty „Project Management dla Wyższej Kadry Zarządzającej” i Studia Podyplomowe z PM o bardzo wysokiej renomie.

Ośrodek Doradztwa i Treningu Kierowniczego (ODiTK) jest pierwszą komercyjną firmą na rynku szkoleń w Polsce. Od 1981 ODiTK przeprowadził ponad 5500 szkoleń w blisko 700 firmach. Skupia praktyków biznesu, jak również współpracuje z wyższymi uczelniami, m.in. Uniwersytetem Gdańskim, Politechniką Gdańską, Wyższą Szkołą Logistyki w Poznaniu, Wyższą Szkołą Międzynarodowych Stosunków Gospodarczych i Politycznych w Gdyni, Wyższą Szkołą Administracji i Biznesu w Gdyni.
Nasze szkolenia Project Management są laureatem Szóstej Edycji Medalu Europejskiego. Medal Europejski jest rekomendacją wystawioną wyróżnionym usługom przez BCC oraz najważniejszą instytucją zajmującą się integracją Polski z Unią Europejską – Urząd Komitetu Integracji Europejskiej.
Zgodnie z ideą Medalu Europejskiego, szkolenia organizowane przez ODiTK z Project Management jakością odpowiadają standardom europejskim.

1. drukuj

« poprzedni   |   archiwum   |   następny »