Mniej daje więcej. Dźwignia czasu i energii czyli magiczna zasada Pareto

Skąd nazwa “zasada Pareto”?

Pod koniec XIX wieku Vilfredo Pareto, włoski ekonomista i socjolog, zaobserwował, że 80% majątku kontrolowane jest przez 20% społeczeństwa. Ta prosta obserwacja okazała się uniwersalna dla różnych krajów w różnych czasach. Często to, co proste okazuje się genialne. W XX wieku statystyczne odkrycia Pareto zostały odniesione do szerokiego kontekstu ludzkich działań. Wykorzystanie zasady Pareto jest dziś prawdopodobnie najistotniejszym narzędziem zarządzania czasem i sztuki produktywności.

Na czym polega ta zasada?

Można ją nazwać zasadą niewielu istotnych i wielu trywialnych. Gdybyś przyjrzał się wszystkim swoim działaniom w ciągu dnia, mógłbyś zauważyć ciekawą zależność – mała część tego, co robisz wywołuje większość tego, co chcesz osiągać. Z drugiej strony większość działań nie prowadzi skutecznie do pożądanych przez Ciebie efektów, a często w ogóle nigdzie nie prowadzi. Zasada Pareto opisuje tę właśnie nierównowagę.

Około 20% tego co robisz odpowiedzialne jest za 80% Twoich rezultatów. Zasada Pareto to inaczej zasada nierównowagi lub „niewielu istotnych i wielu trywialnych”

Ta zasada stosuje się do 20% w ramach jednego działania czy do 20% spośród wielu działań?

I tu i tu. Po pierwsze, 20% wśród Twoich wszystkich działań tworzy 80% wartości – czyli tego, czego chcesz najbardziej w danym kontekście. Po drugie, 20% danego działania tworzy 80% jego wartości – tego co jest zasadnicze dla właśnie tego działania. Dlatego zasadę Pareto można stosować na dwa podstawowe sposoby - jako narzędzie zwiększające efektywność i wydajność.

Pozytywna analiza Pareto 1. Znalezienie esencjonalnych działań (zwiększenie efektywności) = Które 20% spośród moich działań dają największe, pożądane rezultaty? 2. Przyspieszenie i esencjonalizacja danego działania (zwiększanie wydajności) = Które 20% danego działania jest zasadnicze, tworzy największą różnicę?

1. Esencjonalizacja pośród działań. Powiększając zakres energii poświęconej na kluczowe 20%, czyli rozszerzając to na 60, 80 czy 90% Twoich działań – wyraźnie mnożysz efekty swojej pracy.
2. Esencjonalizacja działania. Jeśli 20 czy 30% tworzy większość tego, o co chodzi w danym działaniu, może być korzystniej zrobić np. 3-5 ogólnych działań niż jedno dopieszczone w najmniejszych detalach. Każda dodatkowa godzina wysiłku najczęściej dodaje coraz mniej „oh!” do końcowego rezultatu. Pod koniec można zagubić się w rozwlekłej pracy nad pomniejszymi szczegółami. Przy czym zasada Pareto nie znaczy, że potrzebujesz tylko 80%! Nawet jeśli możesz wyprodukować 80% mostu w 20% czasu potrzebnego na zbudowanie całości, dalej będziesz potrzebował całego mostu. Podobnie, być może namalowanie 80% sklepienia Kaplicy Sysktyńskiej zajmuje 20% czasu, jednak to 100% - łącznie ze szczegółami - tworzy ukończone dzieło. Gdy szukasz najwyższego poziomu jakości, będziesz potrzebował całych 100%. Gdy jednak szukasz sposobów na optymalizację procesu pracy, skupienie na kluczowych 20% jest sporą oszczędnością i czasu i energii.

Interesujące. Czy odwrotna zależność, to że 80% problemów i przeszkód w tym, co chcę osiągnąć, wynika z 20% działań, także jest prawdziwa?

Tak, jak najbardziej. Poza ustaleniem najważniejszych działań i możliwością ich przyspieszenia, wykorzystanie zasady Pareto pomaga zlokalizować miejsca, przez które przecieka moc Twojej produktywności. To będą pierwsze obszary do pominięcia, usunięcia, delegowania, zautomatyzowania lub znacznego uproszczenia. Przede wszystkim szanuj swoje – czas i energię. Poza tym, że czas jest pieniądzem, czas jest przede wszystkim życiem. Niech niesie Ci satysfakcję.

Negatywna analiza Pareto 1. Które 20% spośród moich działań daje najwięcej problemów, najmniej rezultatów, rodzi najwięcej przeszkód? 2. Które 20% danego działania może być zbędne, a czas i energia temu poświęcone mogą być stratą?

Czy to zawsze jest 80 do 20?

 Nie. Wartości 80 i 20 są w znacznej mierze umowne. Ich zadaniem jest przede wszystkim zobrazowanie obserwowanej zazwyczaj nierównowagi wkładów do wyników. Równie dobrze 20% wkładów może dawać 50% efektów, jak 1% wkładów może dawać 90% pożądanych wyników. Zasada 80/20 to po prostu spostrzeżenie dotyczące typowej dystrybucji w wielu kontekstach. Nie jest to prawo, a bardziej wskazanie na fakt, że w codziennym życiu rzadko każda zainwestowana jednostka czasu pracy daje taką samą jednostkę efektu w rodzaju 1 do 1. Większość rzeczy w życiu nie jest rozdystrybuowana równomiernie. Przy okazji - liczby 20 i 80 nie muszą sumować się do 100. Może być tak, że 20% objętości czegoś tworzy 80% efektów, a być może 40%, 60% lub nawet 99%. Stosunek wyników do wkładów może być więc bardziej lub mniej ekstremalny.

Hmm, dobrze... i jak to działa?

ANALIZA PARETO POMAGA SKUPIĆ SIĘ NA TYM, CO MA PRAWDZIWE ZNACZENIE – co tworzy największą różnicę. Bez zbytecznego rozdrabniania się. Kluczem praktycznego wykorzystania zasady Pareto jest zwiększenie koncentracji na najważniejszych 20% zamiast na 80%, które nie dodają zbyt wiele wartości. RÓB MNIEJ, ALE TEGO CO NAPRAWDĘ DZIAŁA. Większość tego, na czym Ci zależy pochodzi z mniejszości wkładów. Zwiększając nacisk na to, co daje Ci najwięcej wartości i zmniejszając koncentrację na tym, co ma mniejszy sens, a więc uwalniając inwestycję czasu i energii – zyskujesz czas, energię i...

 Większy zwrot z tego, co tworzy dla mnie większą różnicę, prawda?

...Tak! Skupiając się na kluczowych 20% możesz rozszerzyć je na większość tego co robisz, co da Ci zwielokrotniony zwrot z większej ilości cennych działań. Wystarczy pytać siebie – co ma dla mnie najwięcej znaczenia w dłuższym okresie czasu? I robić tego więcej, robić to lepiej, poświęcić temu szczerą uwagę.

Gdzie mogę odnaleźć przykłady działania zasady Pareto?

Zasada Pareto to bardzo uniwersalne spostrzeżenie. Możesz zastosować ją do praktycznie każdej sytuacji, w której zbiór przyczyn powoduje zbiór skutków.

Pokażę Ci kilka przykładów. Bardzo często:
• 20% pracowników produkuje 80% wyników
• 20% klientów tworzy 80% przychodu
• 80% przestępstw jest popełnianych przez około 20% przestępców
• 80% problemów wewnątrz firm powodowanych jest przez 20% pracowników
• 20% ubrań noszone jest przez 80% czasu
• 80% istotnej treści książek zapisane jest w 20% ich objętości
• Specjalnym przypadkiem zasady Pareto jest teoria ewolucji, która wskazuje, że tylko pewna część najlepiej przystosowanych osobników danego gatunku przeżywa i rozmnaża się

Zasada Pareto przypomina nam, że przyczyny nierównomiernie powodują skutki.

Rozumiem, ale jak znaleźć te kluczowe 20% przyczyn? Chyba cała magia polega właśnie na tym?

Prawda. Pareto to magia dźwigni – naciśnij tam, gdzie efekt będzie największy. Wiedza gdzie nacisnąć to potęga. Czasem niemal od razu dobrze wiesz, co przynosi Ci najwięcej wartości. Skup się właśnie na tym i zmniejsz nakłady na resztę spraw. Parafrazując Alberta Einsteina – rzeczy mało istotne powinny być usunięte, przesunięte i uproszczone tak bardzo jak to tylko możliwe, a często nawet bardziej.

Najczęściej jednak by odnaleźć właściwe 20% będziesz potrzebował dobrze przyjrzeć się swoim działaniom. To analiza Pareto.

Jak ocenić które działania to moje kluczowe 20%? Ogólny kompas. 1. Co dokładnie jest celem, w który mierzę? To cele określają które działania są wartościowe, a które nie. Potrzebujesz klarownej wizji tego, co chcesz osiągnąć, by nawigować właśnie na tej podstawie. 2. Jakie są jednostki miary? Peter Drucker powiedział kiedyś: „to, co zostanie zmierzone, może być zarządzane”. Potrzebujesz konkretnie wiedzieć, na czym się opierać w ocenie, czy Twój cel jest bliżej, czy nie, kiedy robisz to, co robisz. 3. Analiza pozytywna: które działania i elementy działań tworzą największą różnicę pozytywną w stronę celu? Co daje największą wartość? To Twoje kluczowe pozytywne 20%. Skup się na nich. 4. Analiza negatywna: które działania i elementy działań tworzą największą różnicę negatywną oddalając od, lub nie przybliżając do celu? Co kradnie najwięcej wartości? To Twoje wycieki, czyli negatywne 20%. Pomiń to, usuń, deleguj, zautomatyzuj, znacznie uprość lub – jeśli nie możesz - świadomie pogódź się z losem.

Zauważ, że możesz analizować według zasady Pareto na trzy podstawowe sposoby:
1. Samemu, w oparciu o własną przeszłość i wizję własnej przyszłości
2. W oparciu o naśladowanie ludzi, którzy osiągnęli efekty, na których Ci zależy (to modelowanie)
3. W oparciu o pomoc lub mentoring tych, którzy wiedzą, jak otrzymać efekty, na których Ci zależy Uzyskujesz wówczas następujące możliwości wglądu w Twoje pozytywne i negatywne 20%:

	Pomiń, usuń, deleguj, zautomatyzuj lub znacznie uprość to, co mało istotne	Skup się na dodaniu i/lub rozwijaniu tego, co jest esencjonalne
Analizuj własne działanie w oparciu o cele – jak działałeś dotychczas i jak chcesz działać
Skoryguj działanie dzięki obserwacji i modelowaniu działania tych, których wyniki chcesz naśladować
Znajdź pomoc, uzyskaj mentoring nt. Twoich działań

   

Zawsze testuj wyniki. Bądź świadomy, co mierzysz i sprawdzaj, jak zmiany w działaniu wpływają na efekty. Dlaczego niektóre Twoje lub czyjeś działania są skuteczniejsze niż inne? Co je różni?

By znaleźć konkretne działania z kluczowych 20%, możemy wyróżnić dwie podstawowe strategie:

Strategia odejmowania: Odejmuj po elemencie i sprawdzaj, czy całość dalej działa. Jeśli dalej działa poprawnie, odrzuciłeś coś mniej istotnego. Jeśli zaburzenia są zbyt poważne, wróć do tego co odjąłeś i odejmij coś innego. Strategia fundamentów: Zostań przy jak najbardziej podstawowych elementach i sprawdź, czy całość działa poprawnie. Eksperymentuj z różnymi układami podstawowych elementów i testuj. Gdy znajdziesz pozytywnie działający układ działań zasadniczych, spróbuj dodawać po działaniu i sprawdzaj, czy zwiększa to pożądane efekty, czy też nie.

Chyba muszę to wszystko głębiej przemyśleć.

Warto. Kiedy już zauważysz, że Twoja produktywność jest wynikiem nierównowagi Twojej pracy, będziesz na prostej drodze by wykorzystać to spostrzeżenie do pełnego nabrania wiatru w żagle. Jeśli już odnosisz sukcesy w pracy, najprawdopodobniej stosujesz zasadę Pareto do pewnego stopnia. Jednocześnie świadome wprowadzanie w życie efektów analizy Pareto pomoże Ci zwiększyć produktywność jeszcze o pokaźny mnożnik. Czasem naprawdę pokaźny.

Jak podsumowałbyś sens Zasady Pareto?

Pareto opiera się na celach. Za każdym razem, gdy zajmujesz się czymś, co nie przybliża Ciebie dobrze do celu, sprawiasz, że osiągnięcie tego celu się oddala. Tracisz kurs. Zasada Pareto jest jak kompas na pełnym morzu. Twój statek ciągle gubi kurs, ale sprawny nawigator stale wraca na szlak – raz za razem – co sprawia, że statek w końcu przypływa do miejsca przeznaczenia. Zasada Pareto służy do trzeźwej oceny Twoich priorytetów – czy wykorzystujesz dany Ci czas tak dobrze, jak mógłbyś. Znajdując właściwe odpowiedzi tworzysz prawdziwie produktywne działanie, która nadaje Twojej pracy wartość, na którą rzeczywiście Ciebie stać. Analiza Pareto pokazuje kurs na pełnię Twoich możliwości w codziennym życiu.

1. drukuj

« poprzedni   |   archiwum   |   następny »