Outsourcing - co, kiedy, jak, dlaczego

Nikt nie jest we wszystkim doskonały, dlatego też outsourcing jest naturalnym elementem funkcjonowania każdej firmy. Tak więc, gdy mówimy o outsourcingu w firmie nie zadajemy pytania czy, ale: co, kiedy, jak i dlaczego? Powody podjęcia decyzji outsourcingu

Obniżka kosztów

Najczęściej wymienianym powodem decyzji outsourcingowej są oczekiwania odnośnie redukcji i zmiany struktury kosztów, bezpośrednio związanych z funkcjonowaniem firmy. Powszechnie uważa się, że wprowadzenie outsourcingu, zwłaszcza, gdy świadczenie usług powierzymy profesjonalnej, działającej w danym obszarze firmie, prowadzi do obniżki kosztów bieżących. Bardzo często w konkretnym przypadku okazuje się, że takie rozumienie korzyści z outsourcingu mija się z prawdą lub jest tylko po części prawdą. Dodatkowym zagrożeniem jest fakt, że analiza kosztów i oszczędności jest trudnym zagadnieniem, w którym łatwo można się pomylić.

Narzędzie budowania pozycji strategicznej

Warto spojrzeć na outsourcing również jak na potencjalne narzędzie budowy przewagi konkurencyjnej na rynku. Jeżeli przyglądnąć się outsourcingowi od tej strony, to daje on bardzo dużo możliwości w zakresie budowania strategii firmy, zarówno tam, gdzie operuje się na wysokości i strukturze kosztów i ryzyku biznesowym, jak również tam, gdzie szuka się innych korzyści biznesowych.
Możliwości, mity i typowe pomyłki przy szacowaniu kosztu usługi outsourcingowej

Analiza wewnętrzna firmy

Przy analizie od strony finansowej outsourcingu należy trzymać się bezwzględnie następującej reguły:
Analiza całkowitych kosztów, ryzyk i korzyści z outsourcingu jest zadaniem firmy kupującej usługę, a nie firmy, która chce tą usługę dla niej świadczyć.

Ścisłe trzymanie się tej reguły gwarantuje:

- Rzetelność i zupełność wyników analizy.
- Pewność, że analiza objęła te aspekty, które były dla firmy istotne.
- Możliwość porównania wyników dla różnych firm oferujących usługę i dla różnych wariantów.

W zależności od specyfiki przypadku analiza może obejmować szereg, wzajemnie porównywanych wariantów: od pozostawiania stanu obecnego, poprzez zmianę procesu biznesowego przy pozostawieniu go wewnątrz firmy, aż do różnych form wykorzystania outsourcingu.

Szukając zysków finansowych z procesu outsourcingu warto przyglądnąć się następującym ich źródłom:

1. Zmniejszenie bezpośredniego kosztu realizacji danych działań.
2. Zmniejszenie kosztów ogólnych firmy, wynikające z uproszczenia procesów biznesowych.
3. Zmniejszenie wydatków związanych z nabywaniem wiedzy i specjalizacji firmy.
4. Redukcja nakładów inwestycyjnych.
5. Redukcja ryzyk biznesowych, obecnych i przyszłych, związanych z realizacją samodzielnie danej czynności przez firmę, przy danych kompetencjach i możliwościach realizacyjnych, z których wynikają konkretne negatywne skutki finansowe dla firmy.

Należy również porównać koszty i korzyści, które występowały w firmie samodzielnie realizującej zadanie, z kosztami i korzyściami planowanymi w przypadku realizacji projektu outsourcingu.

Analiza firmy usługodawcy

Dobrym zwyczajem jest również przeprowadzanie analizy zorientowanej na sprawdzenie jakości firmy, która chce nam usługi outsourcingowe świadczyć. Gdy oczekujemy korzyści finansowych warto wiedzieć skąd te korzyści pochodzą. Sprowadza się to do pytania: dlaczego firma, która ma nam świadczyć usługę outsourcingu, jest od naszej firmy lepsza, tańsza, sprawniejsza itp. i dlaczego mogła zaoferować takie, a nie inne warunki. Analiza, która da nam odpowiedź powinna dotyczyć przynajmniej poniższych obszarów:

1. Model biznesowy.
2. Mechanizmy zapewnienia jakości działań i produktów.
3. Strukturze kosztów.
4. W niektórych przypadkach również mechanizmom technologicznym, zarządzaniu wiedzą w firmie, rotacji personelu, zdolności odszkodowawczej itp.
Korzyścią z takiego przeglądu oferenta jest fakt, że pozwoli nam to uniknąć ofert pozornie tańszych, ale charakteryzujących się dużo wyższym, niż inne rozwiązania, ryzykiem biznesowym.

Strategiczne powody decyzji o outsourcingu

Decyzje o zastosowaniu outsourcingu mogą wynikać również z innych powodów niż koszty. Możliwych źródeł tych decyzji jest bardzo wiele, przytaczam więc wyłącznie wybrane, związane z kreowaniem przez firmę najbardziej pasującego do niej modelu biznesowego:

Pierwszym takim przykładem jest sytuacja, gdy wiedza znajdująca się w dyspozycji firmy i związana z realizacją danej czynności jest ciągle nieaktualna, niepełna itp. i nie istnieje możliwość, aby firma była w stanie dostatecznie szybko tę wiedzę zdobyć, w warunkach istniejących procesów i struktury. Przykładem decyzji wynikającej z tej przyczyny jest sytuacja wyprowadzenia na zewnątrz firmy części finansowo-fiskalnej rachunkowości i naliczania płac, w warunkach zostawienia kontrolingu wewnątrz firmy. Bardziej zaawansowanym przykładem jest sytuacja zlecenie części działań związanych
z projektem R&D specjalizowanej firmie zewnętrznej, przy znacznym ograniczeniu tych funkcji wewnątrz firmy.

Drugi przykład to taki, gdy możliwości realizacyjne i technologiczne firmy nie dają gwarancji jakości produkcji i dochowania terminów oczekiwanych przez rynek, przy jednoczesnym posiadaniu zaplecza: marketingowo-reklamowego i w dziedzinie R&D, przez firmę. Przykładem decyzji wynikających z tego powodu będzie wykorzystanie produkcji kontraktowej.

Trzeci przypadek to sytuacja wykorzystania outsourcingu w procesie fuzji firm.
W przypadku fuzji lub konsolidacji łatwiej wyłączyć od razu pewne funkcje na zewnątrz nowej organizacji, samemu koncentrując się na integracji procesów podstawowych oraz określeniu poziomu, na jakim mają być świadczone usługi outsourcingowe. Firma outsourcingowa jest w takim przypadku partnerem w procesie konsolidacji, przejmując część dotychczasowych pracowników oraz realizując takie działania, aby zapewnić firmie zlecającej oczekiwany przez nią poziom usługi. Podobna sytuacja zachodzi, gdy firma outsourcingowa traktowana jest jako wspólna struktura usługowa, pracująca na potrzeby szeregu firm będących w gestii jednego właściciela.

Ryzyko w procesie outsourcingu

Projekty outsourcingowe charakteryzują się tym, że ich realizacja oznacza dla firmy pojawienie się szeregu różnorakich ryzyk biznesowych. Umiejętność radzenia się z tymi ryzykami może przesądzić czy w perspektywie długookresowej outsourcing okazał się sukcesem, czy też wprost przeciwnie – był przeszkodą w rozwoju firmy. Gdy pogrupuje się źródła ryzyk, otrzymuje się kilka obszarów:

1. Pierwszy obszar to niewłaściwy wybór modelu i partnera świadczącego usługę. Szereg ryzyk w tym obszarze bierze swój początek w braku analiz.
2. Drugi, bardzo istotny obszar dotyczy związku outsourcingu ze zdolnością do osiągania długookresowych celów strategicznych i budowy pozycji konkurencyjnej przez firmę.
3. Trzeci obszar dotyczy zagadnień związanych z odejściem od wybranego modelu outsourcingu i partnera, który nam świadczył usługę. Brak analizy scenariuszy wyjścia, na przykład zastanowienia się jak wykorzystać insourcing lub w jaki sposób ma przebiegać zamiana jednego usługodawcy na innego, może się na nas tutaj bardzo zemścić.
4. Czwarty obszar dotyczy samego procesu wyprowadzenia funkcji na zewnątrz: mechanizmów kontroli oraz pozostawienia wybranych kompetencji i możliwości realizacyjnych w firmie. Nieumiejętne zarządzanie relacjami z firmą lub firmami outsourcingowymi, zarówno na poziomie formułowania i podpisywania umowy, przekazania zadań a następnie kontroli jakości prac, jest tutaj jednym z głównych zagrożeń.

Więcej niż mniej

Czas firm potrafiących robić wszystko i będących w tym doskonałymi już się skończył. Skończyła się również epoka, w której można było stopniowo budować i pozyskiwać kolejne kompetencje. Teraz często należy działać szybko – koncentrując wysiłek firmy na wybranych obszarach i pozyskując kompetencje z rynku w pozostałych. A to są warunki, w których outsourcing staje się wręcz nieodzowny.

Autor: Henryk Abram, źródło: strategie.info.pl

1. drukuj

« poprzedni   |   archiwum   |   następny »