Zamówienia publiczne - jak ustrzec się błędów w przygotowaniu oferty?

Przygotowanie oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego nie jest zadaniem prostym o czym codziennie przekonuje się wielu wykluczanych wykonawców oraz tych, których oferty są odrzucane.

Można zatem wyrażać swoją dezaprobatę dla obecnie istniejącego systemu prawnego czy wyroków które padają na wokandzie Zespołów Arbitrów czy Sądów Okręgowych. Można również jednak zacząć uczyć się dobrze przygotowywać oferty w taki sposób, żeby ustrzec się błędów skutkujących wykluczeniem oferenta czy odrzuceniem oferty. Ogłoszenie... wybór trybu...

Pierwszym krokiem jaki powinien wykonać każdy wykonawca po przeczytaniu ogłoszenia jest podjęcie decyzji o tym, czy w jego treści nie ma zapisów które skutkowałyby naruszeniem przepisów oraz zasad udzielania zamówień. Podkreślić należy tutaj zwłaszcza wagę ogłoszenia w trybie przetargu ograniczonego. Tryb przetargu ograniczonego charakteryzuje się tym, że Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia dostarczana jest tym wykonawcom, którzy zakwalifikowani zostaną do etapu składania ofert. Czyli można przyjąć, ze etap kwalifikowania ich – tj. sprawdzania, czy spełniają warunki określone w ogłoszeniu jest etapem kluczowym z punktu widzenia wykluczenia ich z postępowania. Jeśli dany wykonawca uzna, że warunki umieszczone w ogłoszeniu naruszają jego prawa to powinien złożyć protest do zamawiającego w terminie siedmiu dni od ukazania się ogłoszenia. W przypadku kiedy ogłoszenie ukaże się w innych terminach w Biuletynie Zamówień Publicznych i Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich termin na wniesienie protestu dla polskiego przedsiębiorcy powinien wg autora biec od momentu ukazania się ogłoszenia w Biuletynie Zamówień Publicznych, ponieważ jest on bardziej powszechny i dostępny dla polskich przedsiębiorców. Jeśli chodzi o wykonawców zagranicznych to termin ten powinien być liczony od publikacji w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Od momentu ukazania się ogłoszenia biegnie również termin na oprotestowanie czynności wyboru trybu zamówienia przez zamawiającego. (np. jeśli dokona on wyboru trybu przyspieszonego negocjacji z ogłoszeniem z naruszeniem Prawa Zamówień Publicznych).

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia…

Jeśli ogłoszenie nie narusza prawa i zasad udzielania zamówień to następnym krokiem powinno być w zależności od trybu – w trybie przetargu nieograniczonego złożenie wniosku o udostępnienie Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia a w trybie przetargu ograniczonego oraz negocjacji z ogłoszeniem złożenie wniosku o zakwalifikowanie do etapu składania ofert lub negocjacji.
Po uzyskaniu Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia powinno się ją bardzo dokładnie przeczytać – sprawdzić, czy zawiera wszystkie elementy wymagane przez art. 36 Prawa Zamówień Publicznych. Najważniejsze części SIWZ dla oferenta to opis przedmiotu zamówienia wraz z opisem części zamówienia, opis warunków udziału w postępowaniu wraz z opisem sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków, informacja o oświadczeniach i dokumentach, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu, wymagania dotyczące wadium, opis sposobu przygotowywania ofert, opis sposobu obliczenia ceny (zwłaszcza w przetargach gdzie przedmiotem zamówienia jest wykonanie lub zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych), opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów oraz sposobu oceny ofert, wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli zamawiający wymaga od wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach.
Jeśli stwierdzi się, że opis przedmiotu zamówienia jest przygotowany poprawnie tj. bez naruszenia przepisów Prawa Zamówień Publicznych ani podstawowych zasad zamówień publicznych, w warunki udziału nie zostały skonstruowane w taki sposób, że naruszają prawa oraz nie łamią podstawowych zasad udzielania zamówień – w szczególności zasady uczciwej konkurencji oraz zasady równego traktowania oferentów to należy zwrócić uwagę na dokumenty, jakich zażądał zamawiający na potwierdzenie spełniania tych warunków. Następnymi krokami powinny być sprawdzenie formy i wysokości żądanego wadium oraz zabezpieczenia wykonania umowy. Bardzo istotnym elementem SIWZ jest opis przygotowania oferty w którym zamawiający opisuje formalne wymagania dotyczące przygotowania ofert. W pewnym okresie różnice z tą częścią SIWZ były traktowane jako podstawa do odrzucenia oferty z art. 89, obecnie podstawa ta dotyczy różnic z treścią SIWZ czyli nie dotyczy przyczyn formalnych. Trzeba jednak podkreślić, że Wykonawcy muszą dostosować się do wszystkich reguł jakie wyznaczy Zamawiający w tej części SIWZ – brak jednego podpisu na jednej stronie oferty może grozić nawet wykluczeniem. Kryteria oceny ofert stanowią najważniejszą część różnicującą oferty. Najprostszym i najpowszechniej stosowanym kryterium jest cena, Prawo Zamówień Publicznych dopuszcza jeszcze inne rozwiązania takie np. jak długość gwarancji. Kryteria powinny być określone w sposób jasny, który wyklucza dowolność w wyborze oferty.

Zbudowanie oferty…

Jeśli Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia wraz z dokumentami dodatkowymi została skonstruowana zgodnie z prawem to można przejść do etapu budowy oferty. Oferta składa się zazwyczaj z formularza ofertowego wraz z załącznikami. W zależności od przedmiotu zamówienia można wyróżnić oferty kilkustronicowe oraz takie które objętością przekraczają kilka segregatorów. Budowanie oferty jest bardzo odpowiedzialnym i skomplikowanym zadaniem. Po pierwsze trzeba pamiętać o właściwej formie zbudowania oferty – każdy załącznik powinien być podpisany (parafa nie jest podpisem), powinna być podpisana przez zdolną do reprezentacji oferenta osobę (bardzo dużo problemów na tym polu spotyka się zwłaszcza w ofertach składanych przez konsorcja z partnerami zagranicznymi), wymagań co do formy jest zazwyczaj dużo więcej i stanowią one przedmiot osobnego wykładu.
Po drugie treść merytoryczna oferty powinna odpowiadać treści SIWZ. Chodzi tutaj zwłaszcza o treść w zakresie opisu przedmiotu zamówienia.
Po trzecie załączniki do oferty powinny być prawidłowo sporządzone. To właśnie wadliwe ich sporządzenie jest najczęstszą przyczyną odrzuceń ofert i wykluczeń wykonawców. Należy tutaj zwłaszcza podkreślić wielokrotnie dyskutowany „Wykaz wykonanych w ciągu ostatnich …lat dostaw, usług lub robót budowlanych” wraz z referencjami, „Wykaz osób przy pomocy których wykonawca będzie wykonywał zadanie” czy „informację z banku o wielkości posiadanych środków”. To właściwe przygotowanie załączników jest głównym problemem przy przygotowaniu oferty.

Składanie i otwarcie ofert…

Trzeba ponadto pamiętać o prawidłowym zachowaniu w trakcie składania oferty oraz momentu otwarcia ofert. Po najlepiej ofertę złożyć bezpośrednio przez końcem terminu do składania ofert i oczywiście uzyskać poświadczenie o złożeniu oferty w terminie oraz informację o liczbie złożonych do tej pory ofert. Po drugie wykonawcy często nie wiedzą jakie prawa przysługują im po otwarciu ofert. Przede wszystkim powinni zwracać uwagę na kolejność czynności zamawiającego, wypełnienie oświadczeń przez członków komisji, odczytanie kwoty przeznaczonej na sfinansowanie zamówienia oraz odczytanie wszystkich elementów ofert które jest obowiązany odczytać zamawiający na otwarciu ofert.
Następnie trzeba pamiętać o zasadzie jawności, którą każdy zamawiający powinien respektować i dawać możność wglądu w oferty wszystkim wykonawcom. Często zdarzają się spory nt. w którym momencie Zamawiający powinien ujawniać załączniki do oferty.

Protesty, odwołania i skargi do Sądu Okręgowego…

Każdy wykonawca który jest niezadowolony z czynności Zamawiającego i ma interes prawny w dochodzeniu swojego prawa może złożyć w ciągu siedmiu dni od momentu w którym dowiedział lub przy zachowaniu należytej staranności mógł dowiedzieć się o czynności Zamawiającego. Protest powinien być złożony w odpowiedniej formie, powinien być podpisany przez osobę upełnomocnioną do tego typu czynności (złożenie protestu jest uznawane za czynność przekraczającą „zwykły zarząd”), wskazywać czynności lub zaniechania popełnione przez Zamawiającego co do których oferent uważa, że są sprzeczne z prawem, wskazywać również czego protestujący się domaga.
Jeśli Zamawiający odrzuci lub oddali protest to wtedy od tej czynności służy odwołanie do Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, które będzie rozpatrywane przez niezależny skład Zespołu Arbitrów. Postępowanie odwoławcze odbywa się bardzo sprawnie i krótko (najwyżej 2-3 tyg. od dnia złożenia odwołania do doręczenia wyroku Zespołu Arbitrów).
Strona niezadowolona z wyroku lub postanowienia Zespołu Arbitrów może złożyć do właściwego miejscowo Sądu Okręgowego skargę na ten wyrok. Wyrok Sądu Okręgowego wydany w wyniku skargi na rozstrzygnięcie Zespołu Arbitrów ma charakter ostateczny.

Gdzie najczęściej popełnia się błędy... jak ich unikać...

Jak ulepszać stosowanie Prawa Zamówień Publicznych...

Trzeba na koniec tego wstępu do większego opracowania podkreślić fakt bardzo dużego stopnia skomplikowania procedur udzielania zamówień. Błędy można popełnić w zasadzie w każdym momencie zarówno przygotowania postępowania (ze strony zamawiającego) jak i przygotowania oferty (ze strony wykonawcy).
Seryjnie popełniane błędy na każdym ww. szczeblu postępowania są wynikiem najczęściej braku wiedzy o procedurach i charakterze poszczególnych instytucji. Wiedzę tę można nabyć poprzez pogłębianie znajomości ustawy Pzp, aktów wykonawczych i przede wszystkim praktyki ich stosowania na profesjonalnie przygotowanych szkoleniach i studiach podyplomowych z zakresu zamówień publicznych. Podkreśla się tutaj jednak fakt przygotowania profilowego poszczególnych szkoleń. Kurs dla zamawiających (przygotowanie postępowania) nie będzie tak wartościowy dla wykonawcy jak szkolenie dotyczące przygotowania oferty.
Obecny poziom merytoryczny szkoleń oferowanych przez profesjonalne firmy jest wysoki, przy wyborze trzeba jednak pamiętać o tym dla kogo jest przygotowany dany kurs i jakie konkretne korzyści w postaci pogłębienia wiedzy własnej będzie można z niego wynieść. Nie ulega jednak wątpliwości, że dopiero po uczestnictwie w co najmniej jednym profesjonalnym szkoleniu zarówno pracownik zamawiającego jak i wykonawcy będzie mógł odnieść się do swojej praktyki tzn. ocenić, czy postępuje zgodnie z przyjętymi kanonami postępowania czy też jego działania są sprzeczne z normami przyjętymi.
Najwyższym celem zarówno zamawiających jak i wykonawców powinno być największe poszanowanie dla prawa i jego stosowanie w najlepszy sposób. Obecnie w czasie obecności Polski w Unii Europejskiej podstawowe zasady zamówień publicznych – zasada uczciwej konkurencji i zasada równego traktowania wykonawców powinny być respektowane przez wszystkich uczestników postępowania w szczególny sposób ponieważ zasady te są podstawą istnienia wspólnego rynku na arenie międzynarodowej. Te zasady powinny być podstawą do każdego profesjonalnego wykładu i kursu na temat zamówień publicznych.

Autor: Grzegorz Mazurek
(autor jest arbitrem z listy Prezesa UZP, absolwentem Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Warszawskiego, praktykiem z kilkuletnim stażem sekretarza i przewodniczącego Komisji Przetargowej, ekspertem platformy edukacyjnej Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego)

1. drukuj

« poprzedni   |   archiwum   |   następny »